Bundesbeschaffung GmbH (BBG) – E-Shop

Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) ist der Einkaufsdienstleister der öffentlichen Hand. Über ihre Verträge stellt die BBG der Verwaltung rund 1,5 Mio. Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung. Durch die Bündelung des Einkaufs können rund 18 Prozent der Kosten eingespart werden.

Zu den Kunden der BBG zählen nicht nur die Bundesdienststellen, sondern auch alle Bundesländer und jede dritte österreichische Gemeinde. Auch ein Großteil der ausgegliederten Unternehmen, Universitäten und Gesundheitseinrichtungen greift bereits auf die Angebote der BBG zurück. Im Jahr 2014 wurden rund 1,2 Milliarden Euro über die Verträge der BBG abgewickelt.

Vorstellung des BBG e-Shops

Einkaufsportal, Informationsportal, Rechnungsportal – der e-Shop der BBG ist weit mehr als ein Online-Katalog-Shop für die öffentliche Hand Österreichs. Man findet im e-Shop neben der Bestellmöglichkeit und den reinen Produktinformationen sämtliche Informationen zum Vertrag, die Möglichkeit der Bestellabwicklung bis hin zur Verwaltung der elektronischen Rechnung. Produkte und Dienstleistungen der BBG können so effizient und vergaberechtssicher eingekauft werden. Dies reduziert Kosten und erhöht die Transparenz im professionellen Einkauf.

Dem hohen Anspruch an ein Einkaufs- und Informationsportal wollen wir auch in Zukunft gerecht werden. Daher hat die BBG im e-Shop ein neues Bedienkonzept in einem vollständig überarbeiteten Design umgesetzt.

Hier eine Auswahl an Verbesserungen und neuen Funktionalitäten des neuen e-Shop Einkaufsportals:

• Neues Design und Bedienkonzept nach modernen Standards
• Vereinfachte hierarchische Suche in Ausschreibungen, Verträgen, Katalogen und Produkten
• Intuitive Informationsaufbereitung für unsere Verträge und Kataloge
• Einfache Einkaufsprozesse
• Mehr Informationen über unsere Lieferanten
• Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten

Alle Vorteile des e-Shops können nicht nur für die Beschaffung aus BBG Verträgen genutzt werden. Der e-Shop bietet den Kunden der BBG auch die Möglichkeit, eigene Verträge und elektronische Kataloge zu verwalten. Somit ergeben sich umfangreiche Optimierungsansätze durch die Reduzierung der Einkaufskanäle, standardisierte Prozesse und eine erhöhte Transparenz im gesamten operativen Beschaffungsprozess. Dies sind Grundlagen, um die vielfältigen Herausforderungen im Beschaffungsbereich der öffentlichen Auftraggeber erfolgreich und effizient zu bewältigen.

Unterstützung in der Analyse und Entwicklung

In enger Zusammenarbeit mit dem BBG Team wurde in den frühen Phasen des Projektes ein Mix aus quantitativen und qualitativen User Experience & Customer Experience Methoden gewählt, um die aktuellen Erlebnisse der BBG-Kunden ganzheitlich zu erheben und strategische User Insights für das zukünftige System zu entwickeln. Dabei wurden u.a. mehrere Kontextinterviews mit Kunden durchgeführt, eine E-Commerce Best Practice-Analyse erstellt sowie ein strategischer Segmentierungsworkshop mit dem Projektteam geplant.

Aufbauend auf diesen Ergebnissen wurden des Weiteren in gemeinschaftlicher Zusammenarbeit die Personas für das neue E-Commerce-Portal entwickelt sowie erste Storyboards und Prototypen in mehreren Experience Reviews detailliert evaluiert. Schwerpunkt dabei waren u.a. Themen wie die zentrale Suchfunktionen, einfache und schnelle Navigation sowie der Einsatz von Interaktionselementen.

Der BBG e-Shop ist seit über zehn Jahren ein Vorzeigemodell in der öffentlichen Beschaffung und bleibt dieses durch die ständige und neueste Weiterentwicklung zum Einkaufsportal mit dem unsere Kunden und Lieferanten ihre Prozesse und Abläufe optimieren. Trotz der steigenden Funktionalitäten eine intuitive Bedienung zu ermöglichen, war im Projekt unsere große Herausforderung. Die USECON als unseren Partner und Spezialisten in Sachen User Experience zu engagieren hat zu den wichtigen Entscheidungen im Projektverlauf gehört. Die Geschwindigkeit mit der die Projektmanager die Anforderungen und Besonderheiten der öffentlichen Beschaffung aufgenommen und verstanden haben, hat wesentlich zum Projekterfolg beigetragen.

Christof Bräunling, Senior Project Manager Consulting & E-Procurement